Există conducători de instituții publice – i-am întîlnit în zeci de variante de-a lungul timpului – care consideră că arhiva este o povară: hîrțoage nefolositoare, cheltuială inutilă, spațiu ocupat degeaba. Corvoada responsabilității acestei chestiuni supărătoare se deleagă unui om bun la toate sau celui mai nou angajat, care nu știe încă „mersul”, se taie bugetul și apoi se ignoră recomandările și somațiile noastre. Mai nou, unii au „rezolvat problema” prin externalizarea arhivei sau a serviciilor de arhivare. Asta pînă în ziua cînd vin – nervoși unii, spăsiți alții – la Arhivele Naționale să ceară actul de înființare al instituției pe care o conduc, pentru că fără el pierd, de exemplu, o finanțare europeană. Bineînțeles că documentul se dorește livrat deîndată, dar ce s-a distrus rămîne distrus.
Am mereu în minte aceste scene de cîte ori cineva mă întreabă ce legătură are digitalizarea cu arhivele, cu memoria instituțională sau cu cea națională. Răspunsul scurt: nici una. Dacă documentul nu a fost niciodată depus. Răspunsul lung este ceea ce urmează mai jos.
Confuzia primordială
Trăim cu impresia că problema arhivelor este una de acces. Că dacă am pune totul online, am rezolvat-o. Că digitalizarea este soluția. Este o confuzie des întîlnită. Accesul nu poate preceda existența arhivei. Nu poți digitaliza ceea ce nu există, nu poți accesa ceea ce a fost distrus, nu poți găsi ceea ce nu a fost niciodată depus. Problema reală cu care ne confruntăm nu este una de acces – este o criză a arhivelor rămase (cel mai adesea fără forme de evidență), peste tot în țară și, multe dintre ele, orfane. Pentru că această arhivă (în calitate de mărturie, de dovadă) este cea care ne arată ce s-a întîmplat cu adevărat, cine a luat o decizie, ce drept există sau a existat.
Arhivele, în sensul de mai sus, reprezintă altceva decît bazele de date, altceva decît informațiile sau faptele brute, pentru că trebuie văzute în context. Pentru că, fără dovezile din arhive, nu există responsabilitate, iar fără responsabilitate nu există stat de drept. Fără stat de drept nu există democrație. Nu exagerez, urmez un fir logic pe care arhiviștii din lumea întreagă încercă, de decenii, să îl facă vizibil pentru decidenți.
Ce înseamnă să nu ai acte. (N-ai carte, n-ai parte – varianta contemporană, dureroasă!)
Oamenii care au trăit aventura recalculării pensiilor din ultimii ani știu concret ce înseamnă absența dovezilor. Foști angajați trimiși să caute adeverințe de vechime de la întreprinderi care nu mai există. Arhive ale fabricilor socialiste – distruse sistematic după 1990, din nepăsare, din ignoranță sau din zel de a „curăța” trecutul. Legi concepute azi care cer informații pe care nimeni nu a gîndit că ar fi necesar să le păstreze acum treizeci de ani.
Același mecanism a funcționat cu retrocedările de proprietăți, cu dosarele de Securitate, cu drepturile celor deportați sau persecutați. Societatea românească a plătit, concret, prețul ignorării arhivelor. Și va continua să plătească, pentru că deciziile de azi – ce se păstrează, ce se aruncă, ce se creează în format electronic fără nici o garanție de păstrare pe termen lung – vor produce consecințe pe care nu le vom înțelege decît atunci cînd va fi prea tîrziu ca să le remediem.
Arhiva nu este doar un depozit
Dreptul roman definea arhiva ca locul public unde actele sînt depuse astfel încît să rămînă neschimbate, demne de încredere și de perpetuă amintire. Cel mai important cuvînt din această definiție nu este „public”, nici „depuse”, ci este „neschimbate” (incorrupta). O arhivă nu este un loc unde depui lucruri ca să le uiți. Este locul unde depui lucruri ca să garantezi că rămîn exact ceea ce sînt și că pot fi folosite, atunci cînd ai nevoie de ele. Este, în esență, o promisiune adresată viitorului. Această promisiune devine mai dificil de onorat în era digitală, nu mai ușor.
Un document pe hîrtie poate supraviețui sute de ani într-un depozit decent. Un document electronic creat astăzi poate deveni inutilizabil în cîțiva ani, dacă formatul în care a fost salvat a ieșit din uz și nimeni nu l-a convertit într-unul actualizat, care să fie accesibil. Există deja documente electronice create în anii ’90 pe care nu le mai putem citi cu nici un instrument disponibil azi. Nu au fost distruse. Pur și simplu, au devenit invizibile.
Arhivistul ca agent activ, nu ca gardian
În 1994, o arhivistă din Canada propunea o idee interesantă: arhivistul ca forensic scientist – expert criminalist (al documentelor). La fel ca acesta, arhivistul trebuie să poată atesta că un document nu a fost alterat sau falsificat. Fără această atestare, documentul electronic nu are valoare juridică. Nu poate fi folosit ca dovadă în instanță sau aiurea.
Rolul acesta – de terț neutru, de custode al autenticității – este mai important ca oricînd în lumea digitală. Un document electronic poate fi modificat fără nici o urmă vizibilă. Poate fi creat cu o dată falsă. Poate fi șters fără să lase urme dacă sistemele nu sînt proiectate să înregistreze orice modificare. Iar multe instituții publice produc azi documente electronice fără nici o garanție că vor putea fi recuperate și vor fi autentice peste zece ani.
Ce alegem să arhivăm, înainte de a arhiva
Există un concept arhivistic esențial: evaluarea sau arhivalizarea (folosită în ultima perioadă la alții și mai puțin la noi) – alegerea, conștientă sau nu, de a considera ceva demn de a fi arhivat. Aceasta precedă arhivarea. Înainte să depui ceva, trebuie să fi decis că acel lucru merită să existe în viitor. Iar această decizie nu este niciodată neutră. Ea reflectă valori, ierarhii, ideologii. O maximă latină spune Quod non est in actis, non est in mundo – ce nu este în documente nu există. Nu e o exagerare retorică. E o descriere a modului în care funcționează memoria colectivă sau, mai precis spus, memoria administrativă a societății. Un regim decide ce arhivează și ce distruge și prin asta modelează, pentru totdeauna, ce va putea fi cunoscut despre el.
Ce am construit și ce ne lipsește
La Arhivele Naționale ale României, am digitalizat în ultimii ani peste 11 milioane de pagini din registrele de stare civilă anterioare anului 1920. De asemenea, am pus în acces liber zeci de mii de documente medievale anterioare anului 1600 și sute de mii de pagini de instrumente de evidență, iar toate acestea sînt acum accesibile online, pe portalul descopera.arhivelenationale.ro. Un cetățean de oriunde din lume poate căuta azi un document fără să vină în România.
Dar administrarea documentelor electronice nu e doar despre a transpune în digital documente din analog. Asta ne-a dus la inițierea și derularea proiectului Archiving by Design împreună cu Arhivele Naționale ale Norvegiei – prin care încercăm să rezolvăm problema la sursă: cum folosești sisteme informatice în instituțiile publice, astfel încît documentele electronice să fie create corect de la bun început? Nu după ce s-au pierdut, ci înainte să fie create greșit. Oare va fi fost util proiectul? Eu așa cred. Dar, deocamdată, este doar un manual pentru cei care vor să asculte. Și prea puțini ascultă... Nu pentru că ar fi de rea-credință. Cei mai mulți funcționari cred că vor sincer să-și facă treaba bine. Problema este că administrarea documentelor nu este percepută ca parte din treaba de zi cu zi. Documentele sînt văzute ca subproduse ale activității, nu ca activitate în sine. Încercăm să schimbăm asta? Da. Chiar zilele acestea se află în dezbatere publică proiectul Procedurilor specifice de organizare și desfășurare a activității arhivistice a documentelor electronice, prin care încercăm să aducem claritate și predictibilitate în gestionarea documentelor electronice de către instituțiile publice.
Poate că ne îndreptăm spre societatea lui Huxley?
Aldous Huxley imagina, în Minunata lume nouă, o societate în care oamenii trăiesc în prezent și ignoră deliberat trecutul. Nu din cauză că nu l-ar cunoaște, ci din confort. Trecutul complică. Trecutul obligă. E mai ușor fără el.
Nu știu dacă ne îndreptăm într-acolo. Dar văd semnele. O societate în care se distrug arhivele fostelor fabrici pentru că sînt incomode. O societate în care nu se impune funcționarilor să creeze documente autentice pentru că e costisitor. O societate care tratează arhivele ca pe un apendice administrativ, nu ca pe o infrastructură a statului de drept. Cuvintele unui arhivist american de acum mai bine de un secol sună, din nefericire, la fel de actuale: „Va veni timpul cînd ne vom uita cu amărăciune la rezultatele neglijenței noastre și ne vom întreba cum am putut fi atît de indiferenți față de interese istorice atît de vitale”. Acel timp, în privința unora dintre arhivele din spațiul românesc, a venit deja.
Ce poate face digitalizarea și ce nu poate face
Digitalizarea este necesară. Accesul online la patrimoniul documentar este un cîștig public real. Inteligența Artificială alimentată cu milioane de pagini de arhivă poate produce cunoaștere și poate influența politicile publice în moduri pe care abia începem să le imaginăm. Nu pledez împotriva digitalizării. Pledez împotriva iluziei că digitalizarea rezolvă toate problemele. Că odată ce „e pe Internet”, am terminat (de altfel, există studii care arată că aproximativ 25% din paginile existente între 2013-2023 au dispărut – Pew Research, 2024). Că digitalul înlocuiește fizicul. Arhivele digitale și arhivele fizice coexistă, nu se înlocuiesc reciproc. Un document electronic nu poate substitui originalul atunci cînd autenticitatea lui trebuie dovedită și cu siguranță nu poate reconstitui ceea ce a fost distrus.
Instrumentele oferite de lumea digitală și de Inteligența Artificială sînt bune, ne oferă oportunități imense de a le folosi, dar responsabilitatea rămîne a noastră, a tuturor – a arhiviștilor, a funcționarilor, a legiuitorilor, a societății. Voința politică de a trata arhivele ca infrastructură esențială a democrației, nu ca pe o cheltuială de minimizat, este condiția fără de care nici o tehnologie, oricît de avansată, nu va rezolva problemele sistemice pe care deja le avem.
Conducătorii de care aminteam la început, cei care veneau să ceară actul de înființare pe care nu îl depuseseră, ar fi putut să îl găsească digitalizat online dacă l-ar fi depus. Dacă l-ar fi păstrat. Dacă ar fi înțeles, înainte să aibă nevoie de el, că arhiva nu este despre trecut.
Este despre noi. Azi. ACUM!
Cristian Anița este director al Arhivelor Naționale ale României.
Credit foto: Wikimedia Commons
